Les 7 erreurs à éviter pour une ToDo List performante

Je vous ai expliqué dans mon précédent article sur les ToDo Lists qu'elles étaient incontournables si vous voulez améliorer votre productivité.

Oui mais attention, il y a des pièges dans lesquels ne pas tomber, des erreurs à éviter pour bien organiser vos ToDo Lists.

Prêts à découvrir les 6 erreurs qui plombent vos ToDo ?

Les post-it et les feuilles volantes, c’est bien pour se décharger l’esprit et noter ce qui nous passe par la tête.

Par contre, c’est loin d’être optimal pour votre ToDo List et en faire votre sytème d’organisation : ça vole, ça se perd, ça se glisse dans des endroits où on les oublie...

Mon conseil est donc d’utiliser un cahier, un smartphone ou une application dédiée pour une ToDo List performante.

Multiplier les ToDo Lists va augmenter les risques de ne pas regarder au bon endroit au bon moment, de vous y perdre dans toutes ces listes, d’oublier les tâches ou encore de réaliser celles moins importantes. Et, pour finir, vous arrêtez de les utiliser.

Si vous avez lu mon article qui vous aide à gagner en temps et en sérénité, vous savez que je vous préconise d’organiser vos ToDo Lists en fonction d’une situation, d’un pré-requis.

En limitant le nombre de ToDo Lists, vous vous facilitez le choix de ce que vous devez faire à un instant T.

Afin de garder une certaine lisibilité, vous pourriez être tenté de noter vos tâches de façon très résumé, de vouloir être très bref.

Votre ToDo List contient donc des "mots" censés vous rappeler ce que vous avez à faire comme "Garage", "Projet Toto", etc.

Malheureusement ça reste très flou et ça ne va pas vous pousser au mouvement...

Je vous conseille plutôt de commencer vos tâches avec un verbe d'action comme "Téléphoner", "Rédiger", "Relire", etc.

La valeur ajoutée de cette description plus longue compense le fait d'alourdir légèrement vos ToDo lists.

Imaginons que votre patron vous demande d’organiser le séminaire d’entreprise de cette année. Vous avez bien appris votre leçon et vous ajoutez la tâche “organiser le séminaire” dans votre ToDo List.

C’est un premier pas, mais ce n’est pas suffisant. À chaque fois que vous allez relire votre ToDo List, vous allez vous dire “ah oui, c’est vrai, je dois préparer le séminaire.”

Laisser une grosse tâche dans votre ToDo List est le meilleur moyen de vous décourager avant même d’avoir commencé.

Pour éviter cette démotivation, je vous propose de découper la tâche en petites actions faciles et rapides pour que cela avance.

Si je reprends mes exemples, cela donnerait :

1 - Lancer les invitations,

2 - Lister les idées de lieux,

3 - Contacter les lieux pour un devis,

4 - Présenter les devis à mon patron pour qu’il choisisse,

5 - Contacter le lieu choisi pour réserver,

etc.

Vous avez une ToDo List parfaite, bravo !

Malheureusement, si vous ne vous inspirez pas de cette ToDo List pour organiser votre journée, c’est dommage. Vous laisserez les sollicitations externes telles que les mails, les tchat, les réunions imprévues... guider votre quotidien et vous ne vous en sortirez jamais.

L’intérêt d’une ToDo List, c’est bien de réaliser les actions inscrites dessus donc ayez-la toujours à portée de main et utilisez-la.

Si vous laissez votre ToDo List telle quelle, sans faire de mise à jour, ça va vite être le bazar : des tâches manquantes, des doublons, des tâches inutiles, des tâches déjà réalisées... Et, encore une fois, vous ne pourrez plus l'utiliser.

Pour éviter cette erreur et avoir une ToDo List performante, je vous conseille donc de revoir votre ToDo List régulièrement, dans l’idéal une fois par semaine.

Quand je dis “revoir”, ça ne veut pas dire faire les actions, mais bien s’assurer que toute les tâches sur cette ToDo List sont pertinentes.

Avoir une liste à la prévert de toutes tes tâches à faire, sans idée du temps que cela va prendre, c’est le meilleur moyen de sous-estimer ce temps et de ne pas arriver à toutes les réaliser !

Il est donc essentiel pour moi d’estimer la durée de ces tâches, que ce soit de façon formelle, avec l’information à côté, ou a minima d’avoir en tête le temps nécessaire à leur réalisation.

Et vous, êtes-vous déjà tombé dans l’un de ses pièges ? Voyez-vous d’autres erreurs à éviter dans la gestion d’une ToDo List ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire !