7 astuces pour mieux gérer son agenda (et en redevenir le maître)

Notre agenda a trop souvent tendance à être à la merci des autres personnes qui nous sollicitent pour plein de réunions ou pire, nous les placent directement si notre agenda est partagé avec eux.

Dans la monde du travail, de plus en plus atteint par la "réunionite aïgue", voici quelques astuces pour redevenir maître de votre agenda.

Premier conseil que je peux vous donner : n'ayez qu'un seul agenda, à la fois pro et perso.

En effet, en cas de rendez-vous/réunions à positionner, vous n'avez qu'un seul agenda à regarder, vous gagnez donc du temps.

Autre avantage : vous ne risquez pas de placer un rendez-vous dans votre agenda perso alors que vous avez déjà une réunion à ce même moment dans votre agenda pro, vous gagnez en sérénité d'esprit également.

En résumé, un seul agenda est beaucoup plus facile à maintenir et à gérer !

Toutes les réunions ou rendez-vous réguliers doivent être planifiés dans votre agenda pour les semaines à venir.

Quelques exemples :

Si vous ne les planifiez pas à l'avance, votre agenda va se remplir petit à petit et il n'y aura plus de place pour ces réunions. Elles passeront donc à la trappe.

Si, a contrario, elles sont déjà dans votre agenda en avance, vous pouvez être sûr(e) d'y penser et de les faire.

On ne vit pas dans le monde des bisounours donc je sais que, même si elles sont dans votre agenda, il y aura peut être une urgence, un imprévu qui viendra remettre en cause le créneau initialement prévu. Et ce n'est pas grave !

L'avantage d'avoir tout de même planifié la réunion permet de ne pas l'oublier, il faudra simplement l'avancer ou la décaler.

Si vous avez lu mon article sur les habitudes à prendre pour gagner en temps et en sérénité, vous savez que je préconise de prévoir du temps dans votre agenda uniquement les tâches liées à une deadline, les autres étant notées dans des ToDo Lists.

Tout d'abord, cela permet d'avoir une vision claire des priorités : si vous mélangez des tâches à traiter absolument avant la fin de la journée et des tâches que vous aimeriez simplement réaliser ce jour-là, comment repérer celles à effectuer réellement le jour J ?

Deuxièmement, si vous n'arrivez pas à réaliser les tâches "bonus", sans deadline, dans la journée, vous allez devoir les décaler au lendemain, puis peut être au sur-lendemain, etc.

Vous allez simplement vous miner le moral et vous démotiver !

Même si les tâches non-prioritaires de la journée ne sont pas inscrites noir sur blanc dans votre agenda, il est essentiel de prévoir ce que j'appelle des sessions de travail, dédiées à la réalisation de ces tâches "bonus".

Elles sont à prévoir à l'avance et peuvent varier entre 1h et 4h selon votre charge de travail et votre disponibilité dans la journée.

Attention : vous prévoyez de travailler sur vos ToDo Lists, mais les tâches précises ne sont pas définies à l'avance. Comme expliqué dans mon article sur les habitudes à prendre pour gagner en temps et en sérénité, vous déciderez à l'instant T de ce que vous allez faire selon votre énergie, le temps que vous vous êtes bloqués, votre environnement (êtes vous à la maison ou au bureau ? Avez-vous votre ordi sur vous ? Avez-vous du réseau ?) et la priorité du moment, qui change trop fréquemment pour la prévoir à l'avance.

Si vous ne planifiez par spécifiquement des plages de temps pour ces tâches dans votre agenda, vous risquez d'être happé(e) par les sollicitations extérieures comme les mails, et donc de ne pas prendre le temps d'avancer.

Résultat, à la fin de la journée, vos ToDo Lists ne se sont pas réduites (elles se sont sûrement même rallongées !), vous être stressé(e), voire démotivé(e).

Afin de profiter au maximum de ces sessions, je vous conseille de vous isoler et de couper toutes vos notifications.

Tout d'abord par respect pour vous-même : lorsque vous êtes en réunion avec quelqu'un, normalement vous ne regardez pas votre téléphone ou vos e-mails. Considérez ici que ces sessions sont des rendez-vous avec vous-même et accordez-vous le même droit de ne pas être déranger.

La deuxième raison est que les interruptions sont l'ennemi même de la productivité car à chaque fois, même pour un court instant, vous reconcentrer vous prend de l'énergie, ce n'est donc pas efficace.

Petite astuce qui peut sembler anodine mais qui va régler pas mal de soucis : indiquez les temps de trajet dans votre agenda.

Si vous avez besoin de vous déplacer régulièrement, par exemple si vous êtes commercial(e), infirmière libérale..., mais aussi pour un déplacement ponctuel, prévoir les temps de trajet dans votre agenda évitera de cumuler deux rendez-vous directement l'un après l'autre dans deux lieux différents. Votre agenda reflètera votre disponibilité réelle.

Plus de perte de temps à renvoyer un e-mail pour expliquer qu'en réalité, vous êtes en retard ou qu'il faut décaler le rendez-vous, car vous êtes au point A juste avant !

Alors oui, comme son nom l'indique, un imprévu est quelque chose qui nous arrive sans prévenir et donc, que l'on ne peut pas prévoir.

Même si vous ne savez pas exactement le souci qui va arriver, vous pouvez tout de même prévoir un petit laps de temps dans votre agenda chaque jour, selon votre expérience des imprévus, afin de ne pas être piégé(e), submergé(e), stressé(e), paniqué(e) en cas d'imprévu.

Cette marge de sécurité vous permettra d'avoir l'esprit tranquille, puisque que vous serez parée à toute éventualité.

Et si, par miracle, aucune urgence ou imprévu ne viennent vous déranger, alors ce ne sera que du temps bonus pour avancer sur vos tâches !

Si l'on reprend mes astuces une à une, cela fait tout de même beaucoup de choses à penser et à prévoir.

Afin d'avoir toujours un train d'avance, je vous conseille de prendre le temps chaque semaine, même 15min, pour préparer les 2 prochaines semaines dans votre agenda.

Il s'agit ici de planifier les créneaux et plages horaires dont je vous ai parlé, de repositionner les réunions qu'il faut repositionner, etc.

Si vous faites ça chaque semaine, vous verrez que vous aurez l'esprit plus tranquille et que vous avancerez comme une flèche sur vos tâches à faire.

Et vous, comment gérez-vous votre agenda ? Est-ce que certains conseils vous parlent ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire !