4 secrets pour estimer la durée de vos tâches

On l’appelle aussi « la loi de l’emmerdement maximal » (désolée pour le vocabulaire un peu cru).

Ramené à l’estimation des tâches, cela signifie que, malgré une anticipation idéale, le temps réel de réalisation d’une action sera toujours supérieur au temps initialement prévu.

Concrètement, vous devez toujours prendre une marge d’erreur pour couvrir les imprévus :

Vous serez beaucoup moins stressé, puisque vous saurez que vous avez pris une marge d’erreur, un petit bonus de temps, pour réaliser votre tâche.

On l’appelle aussi « la loi de glissement de planning ».

Cette loi signifie qu’il n’est pas possible de connaître à l’avance le temps exact que va prendre une tâche, même en anticipant tout ce qui est possible d’anticiper.

Sachant que, plus la tâche est complexe, plus la marge d’erreur est importante.

Concrètement, comme pour la loi de Murphy, commencez vos estimations en prenant une marge d’erreur. Et, en suivant cette loi de Hofstadter, pour les tâches complexes, vous devez ajoutez encore une marge d’erreur supplémentaire.

Comme pour la loi précédente, les bénéfices sont la sérénité et la tranquillité d’esprit.

N’avez-vous jamais travaillé plus rapidement à l’approche d’une date butoir pour respecter les délais ?

C’est ce que nous dit cette loi : si on se donne 4h pour réaliser une tâche qui pourrait ne prendre que 2h, on terminera tout de même cette tâche en 4h.

Mais à l'inverse, si on se fixe un délai plus court, on éliminera ce que l’on appelle les temps morts et on arrivera à terminer cette tâche dans le temps imparti.

Concrètement, cela signifie que, tout en prenant en compte les 2 lois précédentes, vous pouvez fixer des délais ambitieux pour terminer une tâche afin d’être plus productif.

Cela permet également de gérer le temps passé sur vos tâches par rapport à ce qu’elles vous apportent.

Par exemple, si une tâche est nécessaire mais sans grande valeur ajoutée, vous pouvez décider que vous n’y passerez pas plus de X temps. Votre cerveau va alors s’adapter pour réussir à tenir ce délai : réduire le résultat au strict minimum, l’automatiser, la déléguer, etc.

C’est donc un bon moyen de lutter contre le perfectionnisme ou la sur-qualité.

Vous avez déjà lu ce conseil de ma part dans mon article sur les pièges à éviter lorsque l'on utilise des ToDo Lists afin de ne pas se démotiver et de passer à l'action.

Dans le contexte de cet article, découper vos tâches complexes en sous-tâches permet d'affiner vos estimations et de réduire le risque d’erreur.

En effet, ces sous-tâches plus simples seront plus faciles à estimer en termes de temps et de durée.

Pour vous améliorer dans l'estimation de la durée d'une tâche, quel meilleur moyen que de comparer le temps estimé au temps réellement passé ? Cela vous permettra d'ajuster les prochaines fois et de coller de plus en plus à la réalité.

Lorsque vous commencez une tâche, lancez un chronomètre ou regarder simplement l'heure de début. À la fin, reportez le temps à côté de votre estimation et aidez-vous de cet historique la prochaine fois !

Afin de partir d’une base cohérente pour estimer une tâche que vous n’avez jamais faite, pourquoi ne pas simplement demander à une personne expérimentée, qui a l’habitude de réaliser ce type de tâche ?

Attention : n’oubliez pas cependant d’ajouter une marge de sécurité pour prendre en compte votre montée en compétences (entre 30 et 50% du temps estimé par cette personne).

Si vraiment vous êtes perdus, voici une formule que vous pouvez utiliser :

C’est donc une moyenne entre une estimation pessimiste et une estimation optimiste pour calculer facilement la durée d'une tâche.

Et vous, êtes vous un as de l’estimation ? Avez-vous d’autres astuces pour s’améliorer ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire !