7 secrets pour mieux gérer ses mails et reprendre le contrôle de sa boîte mail

Maintenant que vous avez retrouvé une inbox à 0 grâce à ma méthode, vous souhaitez sûrement garder cette bonne résolution et que cela dure dans le temps.

Voici quelques secrets qui vont vous permettre de mieux gérer vos mails et de ne plus être esclave de votre boîte de réception.

Une des clés d'une bonne organisation est de se concentrer sur les tâches prioritaires. C’est donc par là qu’il faut commencer !

Si vous débutez votre journée par relever vos mails, vous allez vouloir résoudre les sujets de ces mails et cela va vous détourner de ce que vous deviez absolument faire pendant cette journée.

Vous risquez donc de ne pas faire ces tâches importantes et d'être démotivé(e) le soir, car vous n'aurez pas avancé comme vous l'auriez voulu.

Je vous conseille donc de consacrer les 2 premières heures de votre journée à ce que vous aviez prévu de faire (cf votre agenda) puis, seulement ensuite, de regarder vos mails.

La première erreur que la grande majorité des personnes font, c'est de laisser leur messagerie ouverte et de consulter un mail dès qu'il arrive.

Petite question : si votre maison brûle, est-ce que vous aller envoyer un mail aux pompiers ou les appeler ?

Vous devez comprendre qu'il n’y a pas de mails urgents ! Si votre interlocuteur vous envoie un mail, c'est que le sujet peut bien attendre 2-3h avant de d'obtenir une réponse. Si le sujet est vraiment urgent alors le mail n'est pas le bon canal et l'expéditeur reviendra vers vous par un autre biais (le téléphone, le tchat, etc).

La première astuce est donc de consulter votre boîte mail uniquement à des créneaux dédiés et non en temps réel : décidez du temps qu'un e-mail peut attendre (cela va dépendre évidement de votre job) puis programmez-vous des plages dans votre agenda pendant lesquelles vous irez checker vos mails.

Un gros intérêt est de ne pas être constamment en train de divaguer d’un sujet à un autre. En effet, après chaque interruption, vous avez besoin d'un petit temps pour vous concentrer et diminue donc votre productivité !

De plus, votre cerveau est beaucoup plus performant s’il réalise la même tâche sur un grand nombre d’éléments plutôt que de le faire 5 minutes par-ci puis 5 minutes par-là.

Ainsi, tout traiter d’un coup vous permet de mieux gérer vos mails, mais aussi d'optimiser les capacités de votre cerveau et donc d'augmenter votre productivité.

Un autre conseil qui découle du précédent est de couper toutes les alertes, alarmes et autres notifications lorsque vous recevez un e-mail. Pour cela, il suffit d'aller dans les paramètres de votre boîte mail et de les désactiver.

Tout d'abord, parce que cela vous déconcentre.

Même si vous ne regardez pas vos e-mails au fil de l’eau, si vous laissez une alerte (un petit "ding", la petite enveloppe etc.), vous allez tout même être perturbé.

En étant alerté de l'arrivée d'un mail, votre curiosité vous criera de jeter juste un petit coup d’œil, c'est normal, c'est humain. Mais, comme expliqué plus haut, les interruptions sont l'ennemi de la productivité (et d'une gestion efficace de vos mails).

Si vous avez souvent besoin de rédiger le même type de mail ou le même type de réponse à un mail, pourquoi ne pas vous créer un modèle type de réponse qu'il ne vous reste plus qu'à adapter selon la situation ?

Je vous ai déjà parlé d'automatisation de tâches dans mon article sur les habitudes à prendre pour gagner du temps. Mais l'automatisation ne consiste pas seulement à réaliser de super flux dans un outil dédié. Créer un modèle ou un template peut vous faire gagner un temps fou sur vos tâches, et les mails en font partie.

Cela passe également par votre signature mail : s'il y a des messages récurrents à faire passer (des jours sur site et en télé travail, des jours d'absence si vous êtes à mi temps, vos coordonées, etc), n'hésitez pas à les inclure directement dans votre signature !

Petit conseil bonus made in La Productivité Décomplexée : le fameux "cordialement" (ou formule de politesse équivalente) peut également être intégré à votre signature.

Premier conseil qui est, pour moi indispensable : prévoyez un message d'absence. Alors oui, la plupart des personnes le font mais très peu en font un pertinent.

On doit retrouver dans un message d'absence a minima votre date de retour, votre back-up et préciser que c'est uniquement en cas d’extrême urgence que ce back-up doit être contacté.

Même si cette notion d'urgence reste subjective, le fait d'indiquer votre date de retour pourra aider l'expéditeur à savoir si cela peut attendre votre retour et, préciser que le back-up n'est qu'une solution d'urgence aura au moins le mérite de faire en sorte que l'expéditeur se pose la question avant d'envoyer son mail.

Autre conseil : dans votre message d'absence, vous pouvez annoncer votre retour 1 jour après la date officielle. Cela vous évitera qu'on vous "saute dessus" dès votre retour et de pouvoir bien prendre le temps de gérer vos e-mails et vos priorités.

Si vous êtes à l'aise avec l'idée, il est également possible, directement dans votre message d'absence ou en revenant, de simplement demander aux personnes de vous renvoyer leur e-mail s'ils ont toujours besoin de vous à votre retour. Vous serez alors dispenser de lire vos 200 ou 500 mails envoyés pendant votre absence et faire le tri entre ceux qui sont déjà traités ou ceux qui demandent toujours une action de votre part !

C'est ce qu'on appelle le droit à la déconnexion.

Si vous lisez un mail professionnel le soir, ou pire, le week end, sans pouvoir le traiter de suite, ça va vous causer du stress inutile.

Pourquoi vous infligez ça ? S'il y a un souci en-dehors des horaires de bureaux, il y aura toujours le même souci quand vous reprendrez le travail !

Plus vous envoyez d’e-mails, plus en recevez !

Dans certains cas, le mail n’est pas la solution :

• Si vous attendez une réponse rapide et/ou détaillée
• Si ce que vous devez expliqué est compliqué
• Si un sujet lancé par mail engendre des ping pong

Dans ces cas-là, privilégiez plutôt le face à face, le téléphone ou encore le tchat. Rien ne vous empêche ensuite de faire un compte rendupour valider les échanges et communiquer à un plus grand nombre, mais uniquement si cela a un intérêt.

En suivant ce conseil, vous allez gagner du temps et mieux gérer votre boîte mail : vous n’allez pas rédiger de courriel, votre interlocuteur n’aura pas à le lire ni à y répondre, vous n’aurez pas à lire sa réponse et à y répondre de nouveau, etc.

Vous allez également être beaucoup plus efficace : vous évitez les incompréhensions et les échanges de mails à n’en plus finir, mais vous allez aussi tisser une relation plus humaine avec votre destinataire.

Besoin de reprendre le contrôle de votre boîte de réception e-mail ? Mon article sur la méthode Inbox 0 va sûrement vous aider ! Grâce à elle, vous faites un tri effiace dans vos mails et la remettez régulièrement à 0.

Et vous, êtes-vous débordés par vos e-mails ? Est-ce que ces conseils vous semblent pertinents ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire !