Inbox 0 : la méthode pour reprendre le contrôle de ses mails

0 mail dans votre boîte de réception, vous en rêvez ? C'est possible avec la méthode Inbox Zéro !

Et même si, actuellement, vous avez des milliers de mails dans votre boîte de réception, il suffit d'y consacrer un peu de temps. Temps qui sera rapidement regagné en tranquillité d'esprit et en efficacité !

Lorsque vous avez des centaines de mails (lus ou non lus) dans votre boîte de réception, votre regard est attiré, même rapidement, vers un ou plusieurs de ces emails. Cela nuit à votre concentration.

Vous vous dites peut-être : "ce n'est pas pour 1/4 de secondes..."

Eh bien si ! Cela monopolise une énergie mentale, même s'il ne vous n'en avez pas conscience.

Identifier une date cohérente avec les contraintes de votre job (exemple : le 1er jour du mois dernier) puis supprimer les e-mails datant d'avant cette date pour atteindre l'Inbox 0.

En effet, la plupart des sujets auront sûrement déjà été résolus. Si ce n’est pas le cas, comptez sur les autres pour vous le rappeler.

Si cela fait un mois que vous n'avez pas lu ce mail, c'est très peu probable que vous y répondiez, tout court. Et, quand on y pense, est-ce vraiment pertinent de répondre à un mail du 15 avril si on est le 6 juin ?

Si vous avez peur de faire des mécontents, sachez que, si vous avez accumulé dans votre boîte mail 500, 1000, 2000 mails, vous passez déjà à côté de choses importantes et vous faites déjà des insatisfaits.

Si vraiment le fait de supprimer définitivement les mails vous bloque alors 2 solutions :

• Prévenez quelques jours avant vos interlocuteurs récurrents et/ou importants que, pour améliorer votre gestion des mails, vous ne garderez que les mails reçus après telle date et que, si un sujet est toujours d’actualité, ils doivent vous renvoyer un mail. Ainsi, vous ne prenez personne de court et les gens seront agréablement surpris que vous mettiez en place une méthode pour mieux répondre à vos e-mails.
• Créer un sous répertoire “old” ou "ancien" pour y stocker ces mails au lieu de les supprimer.

Trier par expéditeur va vous permettre d’identifier les mails les plus pertinents de ceux qui ne le sont pas comme :

Ces derniers prennent beaucoup de place dans les mails reçus malgré leur inutilité et sont donc à supprimer. Inbox 0 garantie !

Appliquer de nouveau le tri des emails par date puis, du plus récent au plus ancien, traiter vos e-mails un à un :

• Archivez le mail s’il contient une information importante ;
• Supprimez-le s’il est inutile ou obsolète ;
• Faites l’action demandée si elle prend moins de 2 minutes. Sinon, déléguez-la ou ajoutez cette action à votre ToDo List ou à votre agenda s’il y a une deadline.

Besoin de plus de conseils pour améliorer la gestion de vos tâches ? Découvrez 9 habitudes simples à mettre en place pour gagner du temps au quotidien !

Vous n’aurez pas votre boîte mail à 0 tout le temps, H24, non stop.

Cela n'est pas possible puisque les mails arrivent en flux continu et que vous ne maîtrisez pas ce flux. Par contre, je vous conseille de faire cette remise à 0 régulièrement.

Préférez-vous prendre 15 à 30 minutes tous les jours pour réaliser cette méthode Inbox 0 ou plutôt 2h à 3h par chaque semaine ? Et surtout, est-ce plus réaliste pour vous d’avoir 30 minutes à y consacrer dans la journée ou pouvoir vous bloquer 3h par semaine ?

Info bonus : pour aller plus loin, vous pouvez découvrir mes astuces et bonnes pratiques pour une gestion des mails facilitée !

Et vous, êtes-vous débordés par vos emails ? Est-ce que ces étapes vous semblent pertinentes ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire !