Comment gérer plusieurs projets en même temps ?
Gérer plusieurs projets en même temps n'est pas chose facile...
Comment répartir son temps entre toutes ces activités ? Comment avancer sur chacune d'entre elles sans être frustré(e) de ne pas tout faire ?
Voici quelques éléments de réponse dans cet article.
1. Limiter le nombre de projets
Malheureusement, je me dois de vous rappeler que l'on est jamais mieux efficace que lorsqu'on se concentre sur une seule activité, un seul objectif.
Je vous conseille donc de limiter votre nombre de projets à 2, voire 3, grand maximum.
Cela vous évitera de vous éparpiller et d'avancer un peu sur tout sans vraiment avancer de manière significative sur rien.
2. Se fixer des objectifs à court terme
Il est important d'avoir un objectif à court terme (3 mois max) pour chaque projet, même si vous en gérez plusieurs à la fois.
Pourquoi ?
- rester réaliste et ne pas vous décourager en visant trop haut,
- vous voir avancer et vous permettre de rester motivé(e),
- être plus réactif(ve) pour réajuster les actions et les priorités.
Si fixer des objectifs est quelque chose de compliqué pour vous, pas de panique !
Pour vous aider, j'ai créé la méthode SMARTIES.
3. Définir des temps dédiés pour gérer plusieurs projets en même temps
Si vous avez plusieurs projets à gérer à la fois, une des premières questions à vous poser est "Combien de temps je souhaite consacrer à chacun d'entre eux ?"
Les objectifs fixés précédemment vous aideront à y répondre. En effet, ils ne demandent peut-être pas la même implication pour les atteindre.
Dans tous les cas, la répartition du temps entre vos différents projets ne doit pas obligatoirement être à 50/50.
Elle peut également être temporaire - rien n'est gravé dans le marbre - et varier avec le temps : sur le début d'année, je mets l'accent sur mon projet A puis, à partir de cet été, c'est plutôt le projet B qui prendra de l'ampleur, etc.
L'important est d'être aligné(e) avec cette répartition.
4. Cloisonner son temps de travail pour chaque projet
Une fois la répartition décidée, identifiez les moments dédiés à l'un et l'autre de vos projets.
Cela peut être à l'échelle de quelques heures, de demi-journées, de journées, voire de semaines.
Exemple #1 : Lundi, Jeudi et Vendredi = Projet A / Mardi et Mercredi = Projet B.
Exemples #2 : 8h-9h = Projet B / 9h - 12h = Projet A / 13h - 14h = Projet B / 14h - 17h = Projet A / 17h - 19h = Projet B.
Maintenant, planifiez vos créneaux dans votre agenda et respectez-les un maximum !
Précision : évidemment que la réalité va se rappeler à vous et que vous allez peut-être déroger à votre plan initial de temps en temps... Mais c'est important de vous y tenir la majorité du temps.
5. Optimiser son temps
Lorsque vous avez plusieurs projets à gérer en même temps, vous avez moins de temps à y consacrer que si vous y étiez à 100%.
Il est donc encore plus important d'optimiser votre temps et d'être efficace !
Quelques conseils :
- priorisez les tâches qui vont vous faire avancer vers l'objectif défini,
- mettez tout en œuvre pour faciliter votre concentration,
- déléguez toutes les tâches où il n'y aucun valeur ajoutée à ce qu'elles soient faites par vous,
- automatisez au maximum grâce à des checklists, des outils, des templates, des réponses automatiques, des flux informatiques, etc.
Petite astuce bonus : trackez le temps réellement passé sur chacun de vos projets puis faites le bilan et ajustez.
Êtes vous plus confiant(e)s dans votre capacité à gérer plusieurs projets en même temps ? Dites-moi tout en commentaire !
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