Gérer les imprévus : comment faire ?
Vous aviez tout préparé, tout planifié et là, badaboum ... un évènement vient tout chambouler !
C'est ce qu'on appelle un imprévu et ce n'est pas toujours évident à gérer dans son quotidien...
Pour vous aider, je vous livre ici mes conseils pour gérer les imprévus.
C'est quoi un imprévu ?
Un imprévu est un évènement non-anticipé qui vous demande de dépenser votre temps et votre énergie dessus plutôt que sur ce que vous avez planifié.
Il existe deux types d'imprévus :
- l'imprévu interne : c'est vous qui décidez de changer vos plans et de faire autre chose.
- l'imprévu externe : il n'est pas de votre fait, il vient de l'environnement extérieur et vous n'avez pas le choix que de faire avec.
Pourquoi est-ce que personne n'aime les imprévus ?
L'imprévu remet tout ce que vous avez prévu en cause.
Cela cause donc de la frustration : vous avez passé du temps à prévoir votre journée "pour rien", vous n'allez pas pouvoir faire ce dont vous aviez envie, vous n'allez pas avancer sur vos projets comme vous le souhaiteriez etc.
L'imprévu engendre aussi du stress :
- stress de devoir replanifier les tâches non effectuées,
- stress de ne pas être dans les temps,
- stress de ne pas savoir ce qu'il va se passer,
- etc.
Alors comment gérer les imprévus ?
5 astuces pour mieux gérer les imprévus
1. Anticipez
Et là, vous vous dites : "elle est bien gentille Sophie, mais par définition on ne peut pas prévoir l'imprévu en fait..."
Je suis d'accord.
Cependant, il y a des mauvaises suprises que l'on peut éviter en s'assurant au préalable des pré requis nécessaires à une tâche voir même d'un plan B.
1er exemple : si vous devez organiser une réunion dans un lieu inconnu, le meilleur moyen d'éviter les imprévus est de vous y rendre en avance, de vérifer la configuration de la salle, de valider que le matériel fonctionne, de prévoir de faire la présentation sur paperboard si le vidéo-projecteur lâche, etc.
2e exemple : vous prévoyez de vous marier un week-end de juillet et de faire le vin d'honneur dehors. Normalement, le soleil devrait être au rendez-vous. Cela ne doit pas vous empêcher de prévoir de le faire au dernier moment dans la salle ou de prévoir une tonelle en cas de mauvais temps.
2. Ne surchargez pas votre agenda pour pouvoir gérer les imprévus
Si vous avez planifié votre journée de 8h à 18h non stop, un seul petit caillou et tout part en éclat...
Ne prévoyez pas plus de 80% de votre journée pour laisser place à de potentiels imprévus. Si par chance il n'y en a aucun, ce sera du temps bonus !
3. N'enchainez pas les réunions pour laisser place aux éventuels imprévus
Dans la même idée, n'enchainez pas les réunions directement les unes après les autres.
Il suffit qu'une d'entre elles dépasse le temps prévu et c'est toute la suite qui est perturbée, avec le stress que cela peut engendrer ainsi que des réunions terminées à la va vite, sans en retirer toute la valeur.
Une petite zone tampon de 10-15 minutes entre chaque réunion permet d'éviter cette situation et de mieux gérer les imprévus.
4. Demandez de l'aide pour la gestion des imprévus
Si malgré tout ça, un imprévu vient faire exploser votre quotidien, ne restez pas seul(e) !
Demandez de l'aide à quelqu'un, que ce soit pour gérer cet imprévu ou pour gérer les tâches que vous deviez absolument faire aujourd'hui.
Le premier reflexe est souvent d'essayer de tout caser dans la journée et donc de finir à pas d'heure.
Posez-vous simplement la question : qui peut m'aider à tout réussir ?
5. Lâchez prise !
Un imprévu vient perturber votre journée ?
Soufflez, respirez ce n'est pas la fin du monde. Tout ce qui ne sera pas fait aujourd'hui sera fait demain, personne n'en mourra !
Et si cette tâche devait être faite absolument aujourd'hui, la communication est la clé : expliquez votre situation, comptez sur l'indulgence de votre interlocuteur pour comprendre et accepter un petit délai supplémentaire.
Et vous, arrivez-vous à gérer les imprévus ? Comment ?
Dites-moi tout en commentaires !
Pour aller plus loin
