6 astuces pour savoir comment faire quand tout est urgent (et s'en sortir) !

Il y a des périodes pendant lesquelles on est encore plus débordé(e) que d’autres...

Tout arrive en même temps, tout s’enchaîne et surtout, où on a l’impression que tout est urgent et qu’il faut absolument tout faire tout de suite.

Bonjour le stress !

Alors comment faire quand tout est urgent (ou semble urgent) qu'on a la sensation de se retrouver sous l'eau ?

Eh oui, je suis désolée de vous l'annoncer, mais vous n’avez que 24h dans une journée (moins le temps de repos, non-négociable !).

Donc, si on vous en demande plus que ce que vous pouvez faire dans un délai intenable, c’est à vous de mettre le holà !

Pour la petite histoire, c’est pour pouvoir mettre le holà que je me suis intéressée à l’organisation. Je voulais avoir une vision claire de tout ce qu'on me demandait.

Vous êtes responsable de votre propre bien-être : vous devez vous protéger en restant réaliste quant aux sollicitations que vous acceptez.

Il y a urgence et urgence.

L’urgence, on se la crée parfois tout seul. C’est ce que j’appelle l’urgence “émotionnelle”.

On a très envie de faire quelque chose, car on a l’impression que, parce qu’on nous l’a demandée, il faut absolument la faire pour demain. Sinon, on risque de décevoir ou je ne sais quoi encore...

Non ! On respire et on prend du recul.

Que va-t-il se passer si je ne fais pas ça en urgence ? Croyez-moi, la réponse est rarement “le monde va exploser et on va tous mourir !!!”

On crée aussi l’urgence tout seul lorsqu’on n’anticipe pas assez les choses.

Si vous devez payer vos impôts avant le 30/11 à minuit, que vous voulez le faire en ligne le 30/11 à 23h, mais qu’il y a une coupure internet à ce moment-là... C’est de votre fait s’il y a urgence !

Deuxième chose importante à garder en tête : l’urgence des autres n’est pas votre urgence.

Je répète : l’urgence des autres n’est pas votre urgence.

Lorsqu’on vous demande de faire quelque chose “pour hier”, c’est à vous de challenger la personne sur la deadline qu’elle vous impose.

Vous pouvez demander pourquoi c’est réellement urgent. Ou encore quel est l’impact de ne pas le faire en urgence.

Malheureusement, la plupart du temps, si c’est urgent, c’est par aussi manque d’anticipation de la part de la personne. Mais dans ce cas-là, ce n’est pas à vous de le subir !

Avant de paniquer et de vous dire que vous n’aurez jamais le temps de tout faire, clarifiez les choses concrètement.

Cela va ensuite vous permettre d’estimer au plus près la charge de travail.

Ici, le but n’est pas de se rassurer ou, au contraire, de se faire encore plus peur. L'objectif est d’avoir une idée claire sur votre charge de travail VS votre temps réellement disponible.

C’est fou le nombre de personnes que je rencontre et qui me disent : “raaa je suis sous l’eau, j’ai plein de dossiers à rendre en même temps, c’est l’horreur”.

Mais ces mêmes personnes, lorsque je leur demande “et as-tu demandé à décaler le rendu d’un ou deux dossiers ?”, me répondent : “euh.. nan”.

C’est pourtant tout bête !

Si tout le monde vous demande plein de choses urgentes en même temps, essayez de voir pour tenter de gagner quelques jours, ça vous soulagera !

Cas réel : lorsque mon boss me rajoute une tâche avec une deadline assez proche, j’ai le réflexe de lui demander : “ok, mais alors je dépriorise quoi pour pouvoir la terminer dans les temps ?”.

Je ne vous cache pas que ça le surprend, mais ça lui permet de se rendre compte de la charge de travail qu’il me donne.

Une fois que vous avez challengé l’urgence des demandes, estimez la charge de chacune des tâches.

Vous pouvez ensuite négocier au maximum les dates de rendu et retravailler la priorisation des tâches que vous devez effectuer.

Vous vous rendrez compte qu’au final, il y a moins de choses urgentes que vous ne le pensiez !

Si, malgré tout, les urgences qui restent ne tiennent pas dans votre planning, une seule solution : tirez la sonnette d’alarme et demandez de l’aide !

Vous ne serez pas considéré(e) comme incompétent(e) ou incapable si vous le faites.

Au contraire, je préfère quelqu’un qui me dit : “j’ai besoin qu’on m’aide pour tenir les délais” que quelqu’un qui ne les tient pas et me dit ensuite : “ah, mais j’ai pas eu le temps”. Ou pire, quelqu’un qui bâcle le travail.

Et je vous préviens tout de suite : vous épuiser à faire des heures et des heures pour arriver à tout faire n’est pas une option ! À ça, je dis non !

Qu'en pensez-vous ? Avez-vous déjà vécu ce genre de période où tout est urgent ? Avez-vous su comment faire pour tout gérer et vous en sortir ?

Dites-moi tout en commentaire !