Gagner en temps et en sérénité au quotidien : 9 habitudes simples à prendre

C'est lundi, 8h.

Vous allez au bureau avec beaucoup d’énergie et de bonne volonté : vous avez bien l’intention de faire toutes les tâches sur votre ToDo list aujourd’hui.

Mais voilà, le soir vous vous rendez compte que vous n’avez pas fait la moitié de ce que vous aviez prévu.

Est-ce que ça vous parle ?

Afin d’éviter de répéter ce genre de journée, voici 9 habitudes simples à prendre pour gagner en temps et en sérénité au quotidien.

Le cerveau n’est pas fondamentalement fait pour stocker de l’information mais plutôt pour créer, imaginer.

Si vous essayez de tout retenir, il va donc compenser cette faiblesse en vous rappelant sans cesse ce qu’il vous reste à faire, souvent à des moments où vous ne pouvez rien y faire.

Résultat : cela va accaparer votre attention, faire baisser votre productivité et surtout augmenter votre stress. En bref, tout le contraire de la sérénité !

Il est donc indispensable d’avoir toujours de quoi noter sur vous afin de coucher sur papier ce qui vous vient à l’esprit pour que votre cerveau vous laisse tranquille. Que ce soit sur un cahier, une feuille blanche, votre smartphone ou la dernière application à la mode, peu importe, tant que vous l’avez toujours sur vous !

Imaginons que vous notiez uniquement le mot “garage”sur votre ToDo list.

Au moment où vous le notez, vous savez ce que ça sous-entend. Mais lorsque, le lendemain, le surlendemain, ou même plus tard encore, vous allez relire “garage”, ce sera peut être beaucoup moins clair !

Vous arriverez à vous en souvenir en cherchant bien, mais cela va vous faire perdre du temps et de l’énergie.

Il est donc important de détailler votre pensée afin de ne pas devoir vous reposer la question à chaque fois que vous la lisez. En prenant quelques secondes supplémentaires pour le faire, vous gagnez en temps et en sérénité, au final !

“Organiser la réunion d'équipe”.

De prime abord, cela semble être une pensée clairement écrite, comme préconisé dans l’habitude précédente.

Cependant, c’est tout de même une grosse action qui va prendre du temps. À chaque fois que vous la lisez, vous vous dites : “ah oui, c’est vrai j’ai encore cette réunion à préparer... “ et vous la repoussez toujours à plus tard.

Cette tâche cache plusieurs sous-tâches et, tant qu’elles ne sont pas précisées, c'est difficile pour vous de vous y mettre. En effet, la raison principale pour laquelle les gens ne se mettent pas en mouvement, c’est qu’ils ne définissent pas clairement ce qu’ils doivent faire.

Pour chaque pensée que vous avez notée, il faut vous poser les questions suivantes : “Qu’est-ce que cela veut dire concrètement ?”, “Quelle est la prochaine action à réaliser pour avancer ?”.

Obtenir ces réponses vous aide à gagner en temps et en sérénité.

Dans l’exemple précédent, cela peut être “lancer les invitations” ou “réserver le lieu”.

Je viens de vous conseiller de noter clairement ce qui vous passe par la tête et d’identifier le prochain pas. Cela prend du temps, temps qui est nécessaire pour toutes les raisons évoquées ci-dessus.

Cependant, pour une tâche qui prend moins de 2 minutes, vous perdez plus de temps à la noter et à la planifier qu'à la faire directement. C'est une habitude vraiment simple à mettre en place !

C’est pour cela que toutes les actions rapides à faire doivent être faites de suite.

Lorsqu’une action doit être faite à partir d’un moment précis ou pour une date précise, il est nécessaire d’avoir un rappel pour ne pas oublier et laisser passer cette deadline.

Ce rappel peut se faire en indiquant simplement la date dans votre agenda.

Attention : cela vaut uniquement pour les tâches avec une deadline. Pour les autres, ce sont les habitudes suivantes qu’il faut mettre en place.

C’est une des clés de la productivité !

Déléguer, pour que ce soit bien fait, prend du temps au départ, mais c’est un investissement rentable sur le long terme.

Vous pouvez (pour ne pas dire devez) déléguer lorsqu’une autre personne a plus de valeur ajoutée que vous à la faire ou lorsqu’elle la fait suffisamment bien par rapport au temps que cela vous libère.

Attention : déléguer une action ne veut pas dire que vous n’êtes plus responsable de celle-ci. Je vous conseille donc de continuer à les suivre et de relancer les personnes au besoin.

Passer du temps et de l’énergie sur des tâches répétitives, mécaniques, qui ne demandent pas de réflexion est un autre facteur de non productivité.

Si vous ne pouvez pas déléguer ça à un humain, pourquoi ne pas le déléguer à un ordinateur ?

Une autre clé de la productivité est donc d’automatiser ce qui peut l’être afin de réduire le temps et l’énergie passés sur toutes ces tâches répétitives, monotones mais qui doivent être faites, malgré tout.

Cela peut être fait via des outils type Zapier ou IFTTT ou tout simplement par des modèles/templates prédéfinis, des mails automatiques, etc.

Pour toutes les tâches qui ne rentrent pas dans les habitudes précédentes, je vous préconise de les consigner dans des ToDo Lists.

Je dis “des” car je vous conseille d’en avoir une par lieu ou outils nécessaires à la réalisation des tâches. Exemple : "À la maison”, “Au bureau”, “Avec mon ordi”, “Avec mon téléphone”, “Aux courses”, etc. Ainsi, vous n'avez pas à parcourir une seule grande ToDo List démotivante et vous pouvez choisir vos actions selon les prérequis nécessaires à leur réalisation.

Gain de temps et de sérénité garanti !

Ma méthode se base donc sur des ToDo Lists : je n’ai, en effet, pas trouvé, à ce jour, d’autres solutions pour avoir confiance en mon système.

Si vous êtes septiques et que vous n’êtes pas fans des ToDo Lists, découvrez les erreurs à éviter pour une ToDo List performante et les 7 bénéfices de cet outil d'organisation.

Cela va en faire grincer des dents plus d’un, mais je signe et persiste : il est utopiste de penser que l’on peut prioriser et planifier à l’avance.

C’est FAUX.

Le monde change en permanence, des imprévus arrivent, des changements d’envie, d’idées, de nouvelles opportunités. Ce qui était vrai ce matin ne l’est déjà peut-être plus ce soir.

Je vous incite donc à ne pas prioriser vos tâches à l’avance.

Si une tâche doit être faite avant une deadline, alors elle se trouve dans votre agenda et sera donc réalisée en premier ce jour-là.

Pour les autres, il sera beaucoup plus pertinent et simple de prioriser sur le moment, ça vous fera gagner en temps et en sérénité !

Et vous, quelles habitudes avez-vous déjà mises en place pour gagner du temps au quotidien ? Est-ce que vous avez envie d’en essayer d’autres ?

N’hésitez pas à me le dire en commentaire !