7 techniques pour optimiser son temps

Je vous ai déjà donné des conseils pour gagner en temps et en sérité au quotidien. Ici on va un peu plus loin avec les techniques pour optimiser la façon dont on utilise notre temps.

Au risque d'en étonner (voire en décevoir) certains, pour moi être productif, c'est avant tout être fainéant !

Il faut sans cesse chercher à réduire le temps passé sur des tâches longues, répétitives ou ennuyeuses. Et pour ça, la recherche de l'optimisation de son temps est primordiale !

À chaque fois que vous vous retrouvez dans l'un des cas cités précédemment, prenez le réflexe de vous poser cette question : comment puis-je changer ma façon de travailler pour optimiser mon temps et ne plus me retrouver dans cette situation la prochaine fois ?

C'est un conseil que j'ai donné dans mon article sur les 9 habitudes simples à prendre pour gagner en temps et en sérénité au quotidien : la première chose à laquelle il faut réfléchir lorsque l'on veut gagner du temps, c'est automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Exemples : envoi de mail, envoi de devis, mise à jour d'un fichier, etc.

Il existe des outils comme Zapier ou IFTTT qui permettent de créer des flux automatiques d'actions en fonction d'un élément déclencheur.

Il est également possible de faire plus simple en créant, par exemple, des modèles ou des template pour les actions répétitives (ex : accusé réception d'un mail, support powerpoint pour une réunion récurrente, création d'un nouveau fichier chaque mois avec la même structure, etc.)

Il existe deux types de tâches :

Si vous avez le choix entre commencer par une tâche active ou une tâche passive, choisissez toujours de commencer par la passive.

En effet, un fois enclenchée, vous n'avez plus rien à faire et vous pouvez réaliser une tâche active en même temps. Cela permet donc de paralléliser les actions, de diminuer le temps de blocage en attendant un livrable et donc d'optimiser votre temps.

Quelques exemples :

Ça paraît tout bête, mais c'est tellement important de rendre son espace de travail propice à l'efficacité !

Par exemple, si vous devez vous plonger dans une tâche épineuse, qui prend du temps et de l'énergie, qui demande donc une forte concentration, je vous conseille de vous isoler et de couper vos notifications afin de minimiser le risque d’interruptions qui, ont le sait, sont l'ennemi de la productivité !

De même, si vous devez animer un atelier de 3h, mieux vaut éviter de faire la fête jusqu'à 3h du mat' la veille au soir...

Je prends aussi l'habitude, lorsque je dois animer une réunion dans un lieu qui m'est inconnu, quand cela est possible, d'aller sur place avant, de tester les différents branchages, la connexion internet, de prévoir le support au format papier en cas de souci technique, etc.

Anticiper et préparer au mieux votre environnement (au sens large du terme) vous permettra d'être plus efficace dans la réalisation de vos tâches et donc d'optimiser votre temps.

Le temps d'écoulement correspond au délai entre le début et la fin d'une activité.

L'objectif est de réduire au maximum ce temps pour qu'il se rapproche du temps productif, à savoir le temps pendant lequel on avance réellement sur l'activité en question.

Et pour cela, l'anticipation est également de mise.

Imaginons que vous devez rédiger un support pour une réunion de suivi d'un projet. Vous vous y mettez la veille et vous vous apercevez alors que vous n'avez pas les dernières informations comme l'avancement du projet, le budget consommé, le planning mis à jour... Et comble de la malchance, votre collègue Jean-Marc, qui a ces infos, est en congés aujourd'hui. Forcément, c'est la catastrophe, le stress, la panique, etc.

Pour éviter ça, quelques règles simples sont à suivre : identifiez en amont les pré-requis pour effectuer la tâche et faites en sorte de les obtenir en amont pour pouvoir terminer la tâche avant la deadline prévu.

Dans notre quotidien, certaines actions que l'on fait nous font perdre un temps fou et doivent être réduites, si ce n'est éliminées !

Quelques exemples :

Parfois, cela est tout de même impossible d'échapper à certains temps d'attente. Dans ces cas-là, vous pouvez utiliser ce temps pour avancer sur autre chose : passer un coup de fil, faire une recherche sur internet pour avancer sur un sujet...

Même si je sais que les réseaux sociaux sont beaucoup plus attrayants dans ces moments, tentez tout de même de vous poser la question : "comment profiter de ce temps pour progresser sur une tâche ?"

Dernière astuce pour vous aider à optimiser votre temps et avoir toujours un train d'avance dans votre organisation.

Je vous conseille de prendre le temps, chaque semaine, de préparer les 2 semaines suivantes dans votre agenda.

Planifiez vos différentes plages horaires selon vos obligations, réadaptez vos créneaux si besoin...

Le faire chaque semaine vous permet d'avoir l'esprit tranquille, d'être mieux organisé(e) et de gagner en temps et en productivité !

Utilisez-vous l'une de ses techniques pour optimiser votre temps ? Laquelle avez-vous envie d'essayer ? Dites moi tout en commentaire !